DKRR-002 Årshjul och arbetsprocesser
Version: 1.0 | Fastställd: 2023-01-26
Syftet med DKRR Årshjul är för att hjälpa våra medlemmar att hålla koll på alla de årliga åtaganden vi har inom Rockrullarna.
Årshjulet ska ses över minst en gång per år och uppdateras vid behov.
Styrelsen tar tacksamt emot synpunkter på innehållet.
Synpunkter och frågeställningar skickas till:
styrelsen@rockrullarna.se
Du kan också ladda ner dokumentet som PDF:
DKRR-002-Årshjul_v1.0.pdf
🔗1 Inledning
🔗1.1 Bakgrund
Dansklubben Rockrullarna (DKRR) startades den 23 oktober 1983. Föreningen bestod då av en grupp vänner i 20- till 30-årsåldern som studerande på Gymnastik och Idrottshuset (GIH) i Örebro. Under 1985 påbörjades kursverksamheten vilka genomfördes med interna tränare. Externa tränare anlitades vid enstaka tillfällen och tränade då en större grupp dansare. År 1984 representerades Rockrullarna på tävlingsdansgolvet i grenarna Bugg, Rock 'n' Roll och Jitterbugg.
Från 1984 och parallellt med tävlingsdansen har DKRR varit aktivt deltagande i dansuppvisningar och, i perioder, även i formationsdans. Mellan åren 1985 till 1996 har föreningen haft minst en representant i Danssportförbundet, och då i förbunds- eller sektionsstyrelsen. År 1998 beslutade föreningen att hitta en egen lokal och året därpå stod det klart att kursverksamheten skulle äga rum i Haga Centrum där verksamheten bedrivs än idag.
🔗1.2 Syfte
Syftet med detta dokument är att redovisa grundläggande aktiviteter vilka bör genomföras under verksamhetsåret (1 januari till 31 december). Dokumentet ger stöd för den årliga planeringen, till personer som har en ansvarsroll samt ger stöd för uppföljning.
Dokumentet ses över en gång per år och uppdateras vid behov. Styrelsen tar tacksamt emot synpunkter på innehållet. Synpunkter och frågeställningar skickas till: styrelsen@rockrullarna.se
🔗1.3 Versionshistorik
| Utgåva | Datum | Författare | Versionshistorik |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2023-01-26 | Pierre Hagström | Fastställt första huvudversionen av dok. |
🔗2 DKRR Årshjul - Aktiviteter
Följande avsnitt redovisar vilka aktiviteter som bör genomföras under respektive månad samt vilka roller som bär ansvar för genomförandet.
🔗2.1 Januari
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig | Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Café och receptionsansvarig |
Ta fram ett schema för att bemanna receptionen (ca 3 veckor) vid kursstart. Handla kaffe, dricka, kaffebröd/godis etc. i enlighet med definierat grundutbud. Anskaffa föreningskläder till nya tränare, assistenter och tävlande vid behov. |
| Festkommitté |
Boka lokal till årsmöte (mars). Genomförs i samverkan med styrelsen. Planera för medlemsmöte (oktober), boka lokal och ev. liveband. Genomförs i samverkan med styrelsen. Genomförande av trivselkväll (sista söndagen i månaden). |
| Kassör |
Bokföring av föregående månad. Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. Skicka in föregående års kontrolluppgifter till Skatteverket. Sammanställ årsbokslut och skicka (digitalt) till föreningens revisorer. Kontrollera/betala DSF medlemsavgift. |
| Kurs och medlemsansvarig | Vara aktiv att besvara kursrelaterade mejl samt justera anmälningar i dans.se vid behov |
| Marknadsföringsansvarig |
Skapa en marknadsföringsplan (inkl. budget) för verksamhetsåret. Marknadsföra kurser för VT. |
| Styrelse |
Genomförande av styrelsemöte. Skicka ut en påminnelse till medlemmar gällande inlämnande av motion till årsmöte. Motioner ska skickas in senast 4 veckor innan årsmöte. Skapa/uppdatera verksamhetsplan. |
| Styrelse (Ordförande) | Säkerställ att aktiva tränare och assistenter uppvisar utdrag från Polisens belastningsregister. |
| Tränaransvarig |
Ta fram ett schema över vilka som ansvarar för fria träningar samt trivselkvällar under VT. Meddela vad tränare behöver informera kursdeltagare om vid terminsstart. Informationen avser allmän information som återfinns i Verksamhetsbeskrivningen. |
| Tävlingsansvarig | Genomför terminstartmöte för tävlingsgrupp. |
| Valberedningen |
Bered förslag till eftersökta poster. Valberedningen ska senast två månader före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Därefter ska valberedningen informera medlemmarna om eventuella avsägelser. Valberedningen ska upplysa medlemmarna om att de har rätt att inkomma med förslag på kandidater. |
🔗2.2 Februari
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig | Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Festkommitté | Genomförande av trivselkväll (sista söndagen i månaden). |
| Kassör |
Bokföring av föregående månad. Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala eventuella tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera eventuella felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. Skapa en budget för verksamhetsåret tillsammans med styrelsen. |
| Kurs och medlemsansvarig | Vara aktiv att besvara kursrelaterade mejl samt justera anmälningar i dans.se vid behov |
| Revisor |
Revision av föregående verksamhetsår och framtagande av revisionsberättelse. Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet. |
| Styrelse (Sekreterare) | Framtagande av verksamhetsberättelse för föregående år. |
| Styrelse |
Framtagande av kallelse till årsmöte och föredragningslista. Utskick till medlemmar: - Kallelse till årsmöte - Valberedningens information - Föredragningslista Ovanstående bör skickas ut senast i slutet av februari. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar ska det anges i kallelsen. Kallelsen ska även innehålla information gällande vart möteshandlingar kommer finnas tillgängliga. Genomförande av styrelsemöte. |
| Valberedningen |
Meddela Styrelsen om de förslag som inkommit till Valberedningen. Senast tre veckor före årsmötet ska Styrelsen/Valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag, samt meddela namnen på de personer som i övrigt har föreslagits inför valberedningen. |
🔗2.3 Mars
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig | Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Festkommitté + Styrelse | Genomförande av årsmöte inkl. fest. |
| Festkommitté | Ev. genomförande av trivselkväll beroende på när årsmöte genomförs. |
| Kassör |
Bokföring av föregående månad. Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. |
| Styrelse |
Genomföra styrelsemöte med genomgång av ev. inkomna motioner. Styrelsen ska till årsmötet avge skriftligt yttrande över motionerna. Säkerställa att verksamhetsberättelse, årsredovisning/årsbokslut, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. Genomföra konstitueringsmöte nyvald/omvald styrelse + publicering och styrelseinformation (uppdatering hemsida bland annat). Introduktions-och informationsmöte styrelse + övriga ansvarsroller. Styrelsen och övriga ansvarsroller träffas minst en gång per år för att bland annat diskutera arbetsansvar och policy-frågor. |
🔗2.4 April
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig | Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Festkommitté |
Planera terminsavslutning. Genomförande av trivselkväll (sista söndagen i månaden). |
| Kassör |
Bokföring av föregående månad. Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. Skicka in deklarationen till Skatteverket (INK3) |
| Kurs och medlemsansvarig | Skicka ut kursutvärdering till deltagare. |
| Styrelse | Genomförande av styrelsemöte. |
| Utbildningsansvarig | Undersök utbildningsbehov samt planera/boka utbildningar. |
| Tränaransvarig |
Planeringsmöte för tränare och assistenter. Planera vårterminens kurser samt prova-på-tillfälle. Prova-på-tillfälle ska genomföras minst två (2) veckor innan kursstart. Besluta vilka tränare och assistenter som leder kurser för HT. Planering genomförs tillsammans med kurs- och medlemsansvarig. |
🔗2.5 Maj
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig |
Ansök om LOK-stöd för VT via IdrottOnline. Sista ansökningsdatum framgår via Riksidrottsförbundets LOK-stödsida Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. Skapa aktivitetsrapportering till SISU (IdrottOnline → Utbildning). |
| Festkommitté |
Genomförande av terminsavslutning. Ev. genomförande av trivselkväll beroende på när terminsavslutning genomförs. |
| Kassör |
Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. Utbetalning av tränararvoden. Säkerställ att kursledare har fyllt i Närvarokort korrekt i dans.se för HT. Uppgifterna ska föras in i nästa års (januari) kontrolluppgifter. |
| Kurs och medlemsansvarig |
Resultatrapport av kursutvärdering (VT) till tränargrupp och styrelse. Skapa och publicera kurser inklusive prova-på-tillfälle för VT (dans.se). Prova-på tillfälle ska genomföras minst två (2) veckor innan kursstart. Säkerställ att alla kurser skickar automatiskt LOK-stödsredovisning till RF (IdrottOnline). Uppdateringkontroll aktivitetskalender (efter publicering av kurser). |
| Tränaransvarig | Genomförande av terminsavslutning för tränare och assistenter. |
| Marknadsföringsansvarig | Marknadsföra kurser för HT. |
| Styrelse | Genomförande av styrelsemöte. |
🔗2.6 Juni
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig | Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Kassör |
Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. |
| Kurs och medlemsansvarig | Vara aktiv att besvara kursrelaterade mejl samt justera anmälningar i dans.se vid behov |
| Marknadsföringsansvarig | Marknadsföra kurser för HT. |
| Styrelse | Genomförande av styrelsemöte. |
🔗2.7 Juli
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Kassör | Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. |
| Kurs och medlemsansvarig | Vara aktiv att besvara kursrelaterade mejl samt justera anmälningar i dans.se vid behov |
🔗2.8 Augusti
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig |
Ansök om LOK-stöd för VT. Sista ansökningsdatum framgår i IdrottOnline. Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Café och receptionsansvarig |
Ta fram ett schema för att bemanna receptionen (ca 3 veckor) vid kursstart. Handla kaffe, dricka, kaffebröd/godis etc. i enlighet med definierat grundutbud. Anskaffa föreningskläder till nya tränare, assistenter och tävlande vid behov. |
| Festkommitté, Styrelse | Färdigställ planering av medlemsmöte och skicka ut inbjudan. |
| Festkommitté | Genomförande av trivselkväll (sista söndagen i månaden). |
| Kassör |
Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. |
| Kurs och medlemsansvarig | Vara aktiv att besvara kursrelaterade mejl samt justera anmälningar i dans.se vid behov. |
| Marknadsföringsansvarig | Marknadsföra kurser för HT. |
| Styrelse | Genomförande av styrelsemöte. |
| Styrelse (Ordförande) | Säkerställ att aktiva tränare och assistenter har uppvisat registerutdrag från Polisens belastningsregister. |
| Tränaransvarig |
Ta fram ett schema över vilka som ansvarar för fria träningar samt trivselkvällar under HT. Meddela vad tränare behöver informera kursdeltagare om vid terminsstart. Informationen avser allmän information som återfinns i Verksamhetsbeskrivningen. |
| Tävlingsansvarig | Genomför terminstartmöte för tävlingsgrupp. |
🔗2.9 September
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig | Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Festkommitté | Genomförande av trivselkväll (sista söndagen i månaden). |
| Kassör |
Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. |
| Marknadsföringsansvarig | Marknadsföra kurser för HT. |
| Styrelse |
Internrevision av styrande dokument: - Verksamhetsbeskrivning - Etc. - Policys- uppföljning Genomförande av styrelsemöte. |
🔗2.10 Oktober
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig | Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Festkommitté + styrelse |
Genomförande av medlemsmöte. Planera terminsavslutning. |
| Festkommitté | Genomförande av trivselkväll (sista söndagen i månaden). |
| Kassör |
Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. |
| Styrelse | Genomförande av styrelsemöte. |
| Tränaransvarig |
Planeringsmöte för tränare och assistenter. Planera vårterminens kurser samt prova-på-tillfälle. Prova-på-tillfälle ska genomföras minst två (2) veckor innan kursstart. Besluta vilka tränare och assistenter som leder kurser för VT. Planering genomförs tillsammans med kurs- och medlemsansvarig. |
| Utbildningsansvarig | Undersök utbildningsbehov samt planera för/boka utbildningar. |
🔗2.11 November
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig | Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. |
| Festkommitté | Genomförande av trivselkväll (sista söndagen i månaden). |
| Kassör |
Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. |
| Kurs och medlemsansvarig |
Skicka ut kursutvärdering till deltagare. Skapa och publicera kurser inklusive prova-på-tillfälle för VT (dans.se). Prova-på tillfälle ska genomföras minst två (2) veckor innan kursstart. Säkerställ att alla kurser skickar automatiskt LOK-stödsredovisning till RF (IdrottOnline). Uppdateringkontroll aktivitetskalender (efter publicering av kurser). |
| Marknadsföringsansvarig | Marknadsföra kurser för VT. |
| Styrelse | Genomförande av styrelsemöte. |
| Valberedningen |
Bered förslag till eftersökta poster. Valberedningen ska senast två månader före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Därefter ska valberedningen informera medlemmarna om eventuella avsägelser. Valberedningen ska upplysa medlemmarna om att de har rätt att inkomma med förslag på kandidater. |
🔗2.12 December
| Ansvarig | Aktivitet |
|---|---|
| Bidragsansvarig |
Ansök om LOK-stöd för HT via IdrottOnline. Sista ansökningsdatum framgår via Riksidrottsförbundets LOK-stödsida Kontrollera vad det finns för Idrottsmedel att söka i IdrottOnline. Skapa aktivitetsrapportering till SISU (IdrottOnline → Utbildning). |
| Festkommitté |
Terminsavslutning med klubbmästerskap. Tävling anordnas av tävlingsgruppen. Ev. genomförande av trivselkväll beroende på när terminsavslutning genomförs. |
| Kassör |
Betala räkningar samt utbetalning av eventuella utlägg. Betala Folksam försäkring, samt kontrollera rockrullarna.se domänen (one.com) är betalad. Hantering i Dans.se: - Betala ev. tävlingskostnader (licens och anmälningsavgift). - Korrigera ev. felaktiga bankgirobetalningar. - Lägga till friskvårdsbetalningar så att kvitto skickas till kursdeltagaren. Utbetalning av tränararvoden. Säkerställ att kursledare har fyllt i Närvarokort korrekt i dans.se för HT. Uppgifterna ska föras in i nästa års (januari) kontrolluppgifter. |
| Kurs och medlemsansvarig |
Resultatrapport av kursutvärdering (VT) till tränargrupp och styrelse. Vara aktiv att besvara kursrelaterade mejl samt justera anmälningar i dans.se vid behov. |
| Tränaransvarig | Genomförande av terminsavslutning för tränare och assistenter. |
| Tävlingsansvarig | Anordna klubbmästerskap för samtliga dansgrenar på terminsavslutningen. |
| Marknadsföringsansvarig | Marknadsföra kurser för VT. |
| Styrelse | Genomför styrelsemöte med aktuellt fokusområde. |
| Styrelse (ordförande) |
Skapa och skicka in föreningsrapport via IdrottOnline till Danssportförbundet. Gå till: https://ioa.idrottonline.se/#YearlyReport → Administration → Årsrapport → Skapa rapport, fyll i information och skicka in. Medlemsantal hittas via https://dans.se/admin/org/periods/ , klicka sedan på "Visa medlemsstatistik för aktuell period". |
| Valberedningen |
Bered förslag till eftersökta poster. Valberedningen ska senast två månader före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Därefter ska valberedningen informera medlemmarna om eventuella avsägelser. Valberedningen ska upplysa medlemmarna om att de har rätt att inkomma med förslag på kandidater. |